Para mejorar la gestión de flotas, hay que prestarle atención a varios aspectos que generalmente están ocultos. Por ejemplo: vehículos infrautilizados, consumos excesivos o mantenimientos mal planificados. Tener en cuenta estas variables (entre otras) es lo que permite ahorrar incluso miles de euros al año. 

Afortunadamente, estos problemas pueden corregirse con una estrategia profesional de administración de flotas empresariales. De hecho, es algo que venimos haciendo en Iberofleeting desde hace más de 15 años. Por eso mismo hemos elaborado este artículo. Aquí explicaremos cómo mejorar la gestión de flotas y evitar problemas a largo plazo.

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas es el conjunto de procesos destinados a administrar, controlar y optimizar la rentabilidad de los vehículos empresariales. 

Se hace a través de una estrategia integral, conocida como fleet management. Su objetivo consiste en garantizar que la flota funcione de forma eficiente.

Dentro de la gestión de flotas se incluyen aspectos como:

• Adquisición de vehículos
• Mantenimiento
• Gestión de combustible
• Control de costes
• Seguimiento de incidencias
• Gestión documental
• Análisis de datos
• Optimización de la movilidad

Cuanto mayor es la flota, más importante resulta disponer de procesos estructurados y herramientas especializadas. No obstante, una gestión es útil para empresas con cualquier cantidad de vehículos. Siempre hay gastos ocultos que no se perciben. Por ende, siempre hay costos proclives de optimizar.

7 acciones para mejorar la gestión de flotas

Una flota no será rentable únicamente por una decisión. Obtener una mayor rentabilidad y eficiencia es la suma de varias acciones que deben gestionarse de forma coordinada.

Las empresas con mejores resultados son las que tienen un gestor de flotas especializado en optimizar cada área. Desde la planificación de mantenimientos hasta el análisis de costes o la optimización de rutas. Con cada mejora, es posible generar un impacto positivo sobre la operativa diaria.

A continuación, repasamos los principales factores para mejorar la gestión de flotas. 

1. Centralice toda la información

Uno de los problemas más frecuentes es la dispersión de datos. Muchas empresas gestionan parte de la información mediante correos electrónicos, hojas de cálculo o llamadas telefónicas. Esto dificulta totalmente el control y ralentiza la toma de decisiones, siendo susceptible a más problemas.

Centralizar la información permite disponer de una visión global de la flota desde una única plataforma. De esta forma, resulta mucho más sencillo consultar el estado de los vehículos. Así se controlan las incidencias o se supervisan los mantenimientos.

Una plataforma especializada como ESQDO permite integrar toda la información relevante de la movilidad corporativa en un único entorno. Cuando los datos están centralizados, es posible tomar decisiones rentables más fácilmente.

2. Controle los costes mediante el TCM

Analizar únicamente el combustible o la cuota de renting ofrece una visión incompleta. Por eso cada vez más empresas utilizan el TCM (coste total de movilidad). Este indicador contempla desde el combustible o la energía, pasando por el mantenimiento o seguros. 

Gracias al TCM es posible obtener una visión más precisa del coste real de la flota. Esto permite elegir vehículos según necesidades e identificar cuáles generan más gastos.

Además, hay muchas decisiones parecen rentables a corto plazo. Sin embargo, pueden no serlo cuando se analiza el coste total de movilidad.

3. Mejore la gestión del combustible en flotas

El combustible suele representar una de las principales partidas de gasto de una flota corporativa. Pequeñas diferencias de consumo pueden generar miles de euros de impacto anual.

Para mejorar la gestión del combustible conviene:

• Analizar consumos por vehículo: Permite identificar qué vehículos consumen más de lo esperado y por qué ocurre.
• Detectar desviaciones: Ayuda a localizar aumentos anormales de consumo relacionados con averías, rutas ineficientes o hábitos de conducción.
• Reducir trayectos innecesarios: Evita desplazamientos que no aportan valor y disminuye el gasto de combustible y el desgaste vehicular.
• Controlar el ralentí: Reduce el tiempo que los vehículos permanecen con el motor encendido sin circular. Esta es una de las principales fuentes de gasto oculto.
• Promover una conducción eficiente: Todo esto permite reducir el consumo, el desgaste y el riesgo de incidencias.

Puede parecer un ahorro mínimo por vehículo. No obstante, puede convertirse en una diferencia significativa cuando se multiplica por toda la flota. Ese es uno de los grandes beneficios de una buena gestión de flotas.

4. Planifique correctamente los mantenimientos

Un mantenimiento preventivo adecuado ayuda a evitar averías costosas y tiempos de inactividad. Además, prolonga la vida útil de los vehículos.

Para eso, conviene conocer los 4 tipos de mantenimiento habituales:

Tipo de mantenimiento	Objetivo	Ejemplo en una flota
1. Preventivo	Evitar averías antes de que aparezcan.	Realizar cambios de aceite, neumáticos o frenos según kilometraje y las recomendaciones del fabricante.
2. Correctivo	Reparar fallos que ya existen.	Sustituir un alternador averiado, reparar una caja de cambios o solucionar una incidencia mecánica inesperada.
3. Predictivo	Anticipar incidencias mediante datos.	Detectar anomalías en el consumo, desgaste anormal de neumáticos o alertas del vehículo antes de que provoquen averías.
4. Proactivo	Actuar sobre las causas que generan problemas.	Identificar que ciertas averías se producen por una conducción agresiva y formar a los conductores para reducirlas.

 

Las empresas que trabajan con mantenimientos planificados suelen disfrutar de una mayor disponibilidad operativa.

5. Dimensione correctamente la flota

Tener más vehículos de los necesarios genera costes innecesarios. Tener menos puede afectar a la actividad de la empresa. Lo ideal es encontrar un equilibrio entre disponibilidad y utilización.

Por eso conviene analizar periódicamente:

• Utilización real: Permite detectar vehículos que apenas se usan. Por el contrario, también hay unidades con una carga excesiva de trabajo.
• Kilometraje: Ayuda a identificar desequilibrios entre vehículos. Permite distribuir mejor el uso de la flota.
• Disponibilidad: Mide cuánto tiempo están realmente operativos los vehículos. También si la flota puede responder ante incidencias o picos de actividad.
• Necesidades operativas: Tiene en cuenta factores como el número de usuarios o las zonas de desplazamiento. Así, es posible ajustar la flota a la actividad real. 

No todos los vehículos aportan el mismo valor. Analizar los datos de utilización permite detectar oportunidades para redistribuir vehículos o hasta reducir el tamaño de la flota. 

6. Forme a los conductores

El comportamiento al volante influye directamente sobre el consumo, la siniestralidad o el desgaste mecánico. Esto también afecta a la gestión de flotas eléctricas. Sin embargo, pequeños cambios en los hábitos de conducción pueden generar mejoras significativas.

Por ejemplo, reducir aceleraciones bruscas, evitar excesos de velocidad o disminuir el tiempo al ralentí. Todo esto puede ayudar a reducir costes de combustible y mantenimiento. Además, una conducción más eficiente suele contribuir a mejorar la seguridad y prolongar la vida útil de los vehículos.

La formación también permite estandarizar buenas prácticas dentro de la organización. Cuando cada conductor utiliza los vehículos de forma diferente, es habitual que aparezcan diferencias entre unas unidades y otras.

7. Analice la disponibilidad de los vehículos

Un vehículo parado sigue generando costes. Por eso, uno de los indicadores más importantes es la disponibilidad.

Cuanto más tiempo estén operativos los vehículos, mayor será el rendimiento de la inversión realizada. Además, una baja disponibilidad suele traducirse en retrasos y una mayor necesidad de vehículos de sustitución.

Analizar este indicador permite detectar incidencias recurrentes, optimizar los mantenimientos y reducir el tiempo que los vehículos permanecen fuera de servicio.

Por ejemplo, una empresa podría encontrarse con una situación como la siguiente:

Unidad	Disponibilidad	Situación detectada	Acción sugerida
Unidad 1	98 %	Funcionamiento normal	Mantener seguimiento habitual
Unidad 2	94 %	Algunas paradas programadas	Optimizar la planificación de mantenimientos
Unidad 3	87 %	Averías recurrentes	Analizar causas y revisar historial
Unidad 4	68 %	Múltiples incidencias y largos periodos en taller	Valorar sustitución o renovación
Unidad 5	96 %	Alta disponibilidad y uso regular	Mantener estrategia actual

A simple vista, todas las unidades podrían parecer operativas. Sin embargo, la comparación permite identificar rápidamente qué vehículos afectan a la productividad de la flota. 

El ejemplo más claro es la Unidad 4. Una disponibilidad del 68 % significa que el vehículo ha permanecido fuera de servicio casi un tercio del tiempo. En la práctica, esto equivale a más de 115 días no disponibles al año. En muchos casos, mantener una unidad con estos niveles de disponibilidad puede resultar más costoso que sustituirla.

¿Cómo saber si su gestión de flotas necesita mejorar?

Una gestión eficiente de flotas implica obtener el máximo rendimiento posible de los vehículos con el menor coste operativo. Esa es la situación ideal y una de las principales funciones de un gestor de flotas.

El problema es que muchas empresas conviven con ineficiencias durante años sin identificarlas claramente. A menudo, los costes se incrementan de forma gradual. Incluso, los problemas operativos terminan siendo algo normal dentro del día a día.

A continuación, presentamos algunas señales que indican que la gestión de flotas es mejorable:

Señal habitual	Lo que puede estar ocurriendo	Lo que puede cambiar con una gestión profesional
Necesita invertir varias horas al mes en Excels o hablar con proveedores.	La información está dispersa, generando ineficiencias.	La información está centralizada, reduciendo errores.
Algunos vehículos se usan mucho y otros casi nada.	La flota está mal dimensionada y los recursos mal distribuidos.	Se optimiza la asignación de vehículos y se aprovecha mejor cada activo.
Aumenta el gasto en combustible y nadie sabe la razón.	Existen ineficiencias relacionadas con rutas, ralentí o conducción.	Se identifican las causas reales del consumo y las oportunidades de ahorro.
Aparecen averías, ITV o mantenimientos urgentes que paran vehículos.	La planificación es reactiva, pues solo se actúa cuando el problema ya apareció.	Se anticipan incidencias y se aumenta la disponibilidad de la flota.
No se puede saber cuánto cuesta cada vehículo a la empresa.	Falta visibilidad sobre el TCM, clave en la rentabilidad de las flotas.	Existe un control detallado de cada uno de los costes y hay decisiones estratégicas.

Si alguna de estas situaciones le resulta familiar, probablemente exista margen para mejorar la gestión de la flota. En ese momento, le conviene apoyarse en profesionales.

¿Quiere mejorar la gestión de su flota y reducir costes?

En Iberofleeting llevamos más de 20 años ayudando a empresas a optimizar su movilidad corporativa. Por supuesto, esto incluye la mejora de la rentabilidad de las flotas.

Nuestra plataforma ESQDO centraliza toda la información relevante de su flota. Esto facilita la toma de decisiones. 

Tenemos oficinas distribuidas en España y Portugal. Si quiere un diagnóstico real de su flota, contáctenos ahora.