Una mala elección de la flota de vehículos puede generar miles de euros en costes ocultos innecesarios durante años. Consumos más elevados, mantenimientos más frecuentes o vehículos sobredimensionados son algunos de los problemas más habituales. En cambio, decidir con criterio permite ahorrar dinero y mejorar la eficiencia de cada unidad. 

Los gestores de flotas no seleccionan los vehículos como si fuesen para uso personal. Analizan factores como el uso previsto, los costes de movilidad o la rentabilidad a largo plazo. Eso hacemos en Iberofleeting: tenemos más de 15 años gestionando flotas en renting, leasing o propiedad. 

En este artículo, explicaremos cómo eligen los coches los gestores de flotas. Descubra todas las variables involucradas en el proceso:

¿Por qué la elección de los vehículos de flota es tan importante?

Los vehículos son una de las principales herramientas de trabajo en muchas organizaciones. Tanto comerciales, técnicos o hasta directivos dependen de ellos para desarrollar su actividad diaria.

Una elección incorrecta de los vehículos que componen la flota puede provocar:

• Costes de movilidad superiores a los previstos
• Mayor consumo energético o de combustible
• Más incidencias y averías
• Menor satisfacción de los conductores
• Vehículos infrautilizados
• Problemas operativos a largo plazo

Por el contrario, una buena elección permite optimizar recursos desde el primer día. Esto permite mejorar la rentabilidad global, uno de los beneficios de la gestión de flotas.

Diferencias entre elegir un coche particular y uno para una flota corporativa

Elegir vehículos para una flota empresarial requiere un enfoque muy diferente al de una compra particular. Un conductor suele priorizar aspectos personales. En cambio, los gestores de flotas buscan maximizar la eficiencia operativa y la rentabilidad de la inversión.

A continuación, explicamos las principales diferencias entre elegir coches particulares o de flotas:

Aspecto	Compra particular	Gestión de flotas corporativas
Objetivo principal	Satisfacer necesidades y preferencias personales	Cubrir necesidades operativas de la empresa
Criterio de elección	Diseño, marca o sensaciones de conducción	Rentabilidad, disponibilidad y coste de uso
Horizonte de análisis	Corto o medio plazo	Ciclo de vida completo del vehículo
Costes evaluados	Precio de compra, seguros y mantenimiento	Mantenimiento, seguros o incidencias (entre otros)
Tipo de decisión	Individual o familiar	Estratégica, basada en datos
Pregunta habitual	«¿Qué coche me gusta más de los que puedo comprar?»	«¿Qué vehículo es más eficiente para esta función?»

Esta diferencia explica por qué los gestores de flotas suelen analizar tantas variables antes de elegir. Se trata de elegir aquellos que generarán más valor y menos costes. 

Qué factores analizan los gestores de flotas antes de elegir un vehículo

La elección de un vehículo corporativo puede tener consecuencias que duren por varios años. Una decisión acertada puede ayudar a reducir costes y mejorar la gestión de la flota diaria. Por el contrario, una elección poco adecuada puede generar ineficiencias difíciles de corregir más adelante.

Por eso, los gestores de flotas suelen analizar múltiples variables antes de incorporar un vehículo. A continuación, las presentamos:

Uso real del vehículo

No necesita el mismo vehículo un comercial que recorre miles de kilómetros al año que alguien con trayectos ocasionales. Una de las funciones de un gestor de flotas es hacer preguntas para conocer el uso real del vehículo. Algunos ejemplos son:

• ¿Cuántos kilómetros recorrerá cada año?
• ¿Circulará principalmente por ciudad o carretera?
• ¿Transportará mercancía o equipamiento?
• ¿Cuántos ocupantes llevará normalmente?
• ¿Qué disponibilidad necesita la empresa?

Las respuestas condicionan completamente la elección. Por ejemplo, un comercial que realiza largos desplazamientos por carretera puede necesitar un vehículo eficiente y cómodo. Para trayectos urbanos frecuentes, puede resultar más interesante un vehículo compacto o incluso eléctrico.

Costes de movilidad

Uno de los errores más habituales consiste en analizar únicamente el precio del vehículo. Los gestores de flotas estudian todos los costes asociados a su utilización. 

Entre ellos:

• Cuota de renting o coste de adquisición
• Consumo energético o combustible
• Ralentí
• Mantenimiento
• Seguros
• Impuestos
• Neumáticos
• Gestión de flotas administrativa
• Costes derivados de incidencias

Por eso, un vehículo aparentemente más caro puede resultar más rentable a medio plazo.

El TCM: uno de los indicadores más importantes

En fleet management cada vez se utiliza más el concepto de TCM o Total Coste de Movilidad. Este indicador analiza todos los costes asociados al uso del vehículo durante su ciclo operativo.

No solo mide cuánto cuesta disponer de un coche. También permite conocer cuánto cuesta realmente utilizarlo.

El TCM permite comparar alternativas de forma mucho más precisa y tomar decisiones basadas en datos.

Comparativa: cómo suele elegir vehículos una empresa frente a un gestor de flotas

Muchas organizaciones toman decisiones basadas en criterios limitados. Los gestores de flotas suelen incorporar una visión mucho más amplia.

Aquí explicamos cómo suelen elegirse los vehículos empresariales de una flota:

Aspecto analizado	Decisión tradicional	Decisión profesional
Precio del vehículo	Factor principal	Se analiza junto al resto de costes
Uso previsto	Estimación general	Análisis detallado de necesidades
Costes futuros	Visibilidad limitada	Evaluación completa del TCM
Disponibilidad operativa	Poco analizada	Factor clave a la hora de decidir
Rentabilidad	Corto plazo	Visión estratégica a largo plazo

La diferencia está en la metodología utilizada para tomar la decisión. Eso acaba condicionando el vehículo elegido.

¿Qué papel juega la electrificación en la elección de vehículos?

La movilidad eléctrica ha introducido nuevas variables en los procesos de selección de vehículos. De hecho, actualmente circulan más de 600.000 unidades eléctricas e híbridas en España. Hoy muchas empresas se preguntan si deben incorporarlas o seguir utilizando vehículos de combustión.

La respuesta para elegir vehículos eléctricos (o no) depende de múltiples factores:

• Kilometraje anual
• Tipo de desplazamientos
• Disponibilidad de puntos de carga
• Costes energéticos
• Objetivos de sostenibilidad
• Necesidades operativas

Antes de gestionar flotas eléctricas conviene analizar el uso real de los vehículos y su impacto económico.

La importancia de definir una política de vehículos

Los gestores de flotas no seleccionan cada vehículo de forma aislada. Normalmente trabajan sobre una política de vehículos o Car Policy.

Este documento establece criterios comunes para toda la organización. Por ejemplo:

• Categorías de vehículos
• Niveles de equipamiento
• Límites de emisiones
• Tipos de motorización
• Normas de asignación
• Procedimientos de renovación

Una política bien diseñada facilita la gestión. Al mismo tiempo, evita decisiones inconsistentes que afecten la rentabilidad de la flota.

¿Cuándo tiene sentido apoyarse en un gestor de flotas?

Muchas empresas disponen de pocos vehículos y creen que no necesitan ayuda especializada. Sin embargo, incluso una flota reducida puede generar pérdidas importantes si las decisiones iniciales no son correctas. Un gestor de flotas aporta:

• Años de experiencia en el mercado
• Visión objetiva e independiente
• Análisis de costes
• Optimización del TCM
• Definición de políticas de flota
• Evaluación de alternativas de movilidad

Al saber cómo eligen coches los gestores de flotas, conviene apoyarse en profesionales cuando se busca mejorar el proceso. Todo esto ayuda a reducir errores que suelen detectarse cuando ya es demasiado tarde. Y para ese momento, ya implican pérdidas de miles de euros. Es mejor evitarlo.

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